【大学生】就活でも必須スキル⁉︎正しいメールの使い方とは?

 

現在、私は大学3年生なのですが、もうそろそろインターンやら就活やらが始まってきます。

周りでも、夏休みのインターンに申し込んでいる人や、すでに長期インターンに参加している知り合いが結構います。

みんなの動き出しが早くて結構焦っています…

 

研究室すらまだ決まっていないので、院に行くか、就職するかまだ決めていないのですが、私も今月中に初インターンが待っています。

 

最近のインターンってESや面接が必要だったりと、まるで就活本番さながらです。

むしろ倍率だけ見たら、内定をもらうよりもインターンに行く方が高難易度だったりします。

 

就活は3年生の終わりくらいから始まる印象ですが、その時期ってまだ卒論にも着手していないような状態なので、果たして企業側は何を見ているのか疑問です。

大学で学んだことはあまり関係ないのでしょうか?

コミュニケーション能力とか人柄でしょうか?

それとも学校名?

 

ちょっと話が逸れてしまったので本題に戻りたいと思います。

企業との連絡は基本メールで行うことが多いようなので、メールのマナーなどについて調べることにしました。

 

なので、今回はメールの正しい使い方とマナーについてまとめていきたいと思います!

 





 

メールの基本的な使い方

CCやBCCの違いと使用方法についてまとめてみました。

知っている方は飛ばしていただいて構いません。

 

 

 

CCとは

「CC」はカーボンコピー(Carbon Copy)の略で、主に複数の宛先にメールを送りたいときに用います。

 

「自分をTOにして、他に送りたい人をCCにする」「送る人をTOにして、自分をCCにしてコピーを自分宛に送る」など、使い方は様々です。

 

ただ、その名の通り、メールのコピーを送るので、企業や取引先には使用しない方が良いでしょう。

 

また、CCでは送られた全員全員のメールアドレスを見ることができるようになってしまうことにも注意が必要です。

その中に、メールアドレスを知らない人同士がいた場合に、勝手に教えてしまうことになってしまいます。

 

そのようなリスクを抑えるためにも次に説明するBCCを活用するのがおすすめです。

 




 

BCCとは

「BCC」は、ブラインドカーボンコピー(Blind Carbon Copy)の略で、こちらもCCと同様に複数の宛先に同じメールを送りたいときに活用します。

ただ、「BCC」が「CC」と違うのは、BCCに書かれた人たち同士はBCCに書かれているメールアドレスを知ることができません

 

使い方としては、TOに自分のメールアドレスを書き、BCCに送りたいメールアドレスを書きます。

すると、BCCに書かれた人たちはTOに書かれたアドレス以外のアドレスを知ることができなくなります。

 

なので、メールアドレスを知らない人同士に同一のメールを送りたい場合に有効です。

 




 

就活メールの基本マナー

就活でのメールの基本マナーについてまとめていきます。

就活以外にも当てはまる基本的なことなので是非学生のうちに身につけておきたいです。

 

 

 

 

件名は絶対につける

件名をつけずにメールをしている方も結構いるかもしれませんが、件名をつけないのは非常識です。

「件名・相手の名前・自分の名前」は絶対に記述を忘れないようにしてください。

 

私の学校の先生も「件名と名前のない人が多くて困っている」と言っていたので、悪い印象を与えないためにも気をつけるべきです。

 

基本的なメールの構成としては、

  1. 件名を書く。
  2. 宛先の名前もしくは会社名を書く。(就活で相手の名前がわからない場合は「採用ご担当者様」などとしておくと良いです)
  3. あいさつを書く。基本的には、「お世話になっております」と書いておけば問題ありません。
  4. 自分の名前を名乗る。場合によっては、大学名まで記載しておいた方が良いときもあります。
  5. 内容を書く。
  6. 締めの文章を書く。メールを読んでくれた方に感謝の意を示しましょう。
  7. 署名を記載する。名前や電話番号、メールアドレスなどを書いておきます。

 

この構成に気をつけて文体を整えれば、悪い印象を与えることはありません。

 




 

できれば半日以内に返信

メールを確認したら、半日以内に返信、せめて一日以内には必ず返信してください。

基本的には、見たらすぐというスタンスで良いと思います。

 

すぐに返信できなかったり、日程がすぐにはわからなかった場合には取り急ぎの返信をしておくと良いでしょう。

その際にも、日程が決まったら早めに知らせるようにしましょう。

 

なるべく日をまたがない方が良いですが、メールを確認したのが深夜の場合には、次の日の午前中に返信した方がベターです。

 

メールには予約投稿の機能がある場合もありますので、それを活用すると便利です。

 




 

正しい敬語を使う

尊敬語と謙譲語をごちゃ混ぜにして使ったり、言葉使いが間違っていたりするとあまり良い印象を与えることはできません。

むしろ悪い印象を与えかねません。

 

間違いやすい敬語・言葉遣いを挙げておきます。

 

× 役職名+様(部長様)

役職名+○○様(部長の〇〇様)

 

× ご苦労さまです・お世話様です(目下)

お疲れさまです

 

× 御社(話し言葉)

○ 貴社(書き言葉)
 

× 了解しました(同等・もしくは目下)・わかりました

○ 承知しました(目上)・かしこまりました

 

× ご覧になられましたでしょうか(2重敬語)

○ ご覧になりましたでしょうか

 

× すみません

申し訳ございません

 

 

以上が、特に間違いやすい、使ってしまいがちな単語です。

 

他にも色々とあるので、自分で調べてみるのもいいかもしれません。

 




 

まとめ

就活において、メールをする機会が少しずつ増えてくると思います。

そこで、しっかりとしたメールを送ることができれば、好印象とまではいかないまでも悪い印象を与える可能性は低くなります。

正せるものは正しておいて損はないと思います。

 

まだ就活しないという方も、正しく使えるに越したことはないので、是非この機会にメールのマナーを知っておいていただけたらと思います。